Pytania + odpowiedzi

Grupa Concept Tours Sp z o.o. posiada wpis w Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystyki.

Numer ewidencyjny: 43167

Suma Gwarancyjna:  2 977 614 PLN na okres 10-01-2026 – 09-01-2027

Koordynator ze strony szkoły (nauczyciel) przesyła zainteresowanym rodzicom link do zapisu na wycieczkę. Link przekierowuje do formularza zgłoszeniowego. Po uzupełnieniu danych uczestnika rodzic podpisuje umowę z biurem, otrzymując drogą mailową umowę, specyfikację wyjazdu, a także indywidualny rachunek do wpłaty. Dzięki temu proces jest szybki i wygodny. Pozwala zaoszczędzić czas związany z podpisywaniem papierowych umów podczas zebrań szkolnych.

Nasze biuro organizuje wycieczki dla szkół z całej Polski. Dzięki rozwiniętej współpracy z zaufanymi firmami autokarowymi i podmiotami wpływającymi na logistykę wyjazdu, jesteśmy w stanie przygotować wycieczki dla szkół znajdujących się nawet w najdalszych zakątkach kraju.

Nauczyciele nie zbierają pieniędzy od rodziców. Cały proces od zapisu uczestnika na wycieczkę, po dokonywanie płatności odbywa się za pośrednictwem platformy TravelPay. Rodzice podczas zapisu uczestnika na wycieczkę otrzymują indywidualny rachunek bankowy, na który dokonują płatności zgodnie z harmonogramem.

Rodzice za pośrednictwem koordynatora ze szkoły otrzymują link do zapisu na wycieczkę. Po uzupełnieniu formularza zgłoszeniowego podpisują umowę poprzez bezpieczne kliknięcie. Umowa wraz z załącznikami i indywidualnym rachunkiem bankowym do wpłat jest wysyłana rodzicom drogą mailową.

Wyznajemy zasadę „im szybciej, tym lepiej” 🙂 Wczesna rezerwacja daje większy wybór terminów i szerszy wachlarz możliwości dopasowania wyjazdu do preferencji grupy. Jeśli jednak szkoła zgłosi się w późniejszym terminie- nie ma problemu! Nasz zespół ds. zadań specjalnych zaproponuje dostępne opcje.

Podstawowa cena wyjazdu obejmuje:

CONCEPT BOX (opaska ICE, smycz z identyfikatorem, butelka z filtrem węglowym, peleryna przeciwdeszczowa, zestaw tour guide).

transport,

zakwaterowanie,

opiekunów ze szkoły,

wyżywienie zgodnie z programem (śniadania, lunch-pakiety, obiadokolacje),

realizację programu edukacyjnego,

realizację programu krajoznawczego,

opiekę pilota,

ubezpieczenie TU Europa (Standard PLUS, KL 30.000 EUR, NNW 5.000 EUR, BP 500 EUR, OC 50.000 EUR),

gwarancję ubezpieczeniową, fundusz gwarancyjny, TFP,

Podstawowa cena wyjazdu nie obejmuje:

wizy / ETA.

kosztów realizacji programu* (wejść do np. muzeów czy opłat za przewodnika),

ubezpieczenia od rezygnacji,

Staramy się maksymalnie uprościć proces rezygnacji z wyjazdu. Robimy co w naszej mocy, żeby oferowany przez nas system było obiektywny dla każdej oby stron umowy.

Rezygnacja z uczestnictwa w wycieczce wymaga pisemnego oświadczenia (dopuszczana forma elektroniczna) przesłanego przez rodziców/prawnych opiekunów małoletniego uczestnika do GCT3.0 pod rygorem nieważności. Jeżeli uczestnik zrezygnuje z uczestnictwa w wycieczce lub jeżeli nie rozpocznie wycieczki z powodów niezależnych od GCT3.0, uczestnikowi przysługuje zwrot wpłaconej kwoty po potrąceniu przez GCT3.0 kwoty stanowiącej równowartość rzeczywistych kosztów w wysokości nie wyższej niż kwota ustalona w dalszej części niniejszego punktu. GCT3.0 podaje informacyjnie, że ukształtowane historycznie średnie koszty potrąceń – względem całkowitej wartości zawartej umowy – kształtują się następująco:

• do 40 dni przed datą wyjazdu – stała opłata manipulacyjna 500 PLN/os.,
• od 39 do 31 dni przed datą wyjazdu – do 40% ceny imprezy,
• od 30 do 21 dni przed datą wyjazdu – do 50% ceny imprezy,
• od 20 do 14 dni przed datą wyjazdu – do 60% ceny imprezy,
• od 13 do 8 dni przed datą wyjazdu – do 70% ceny imprezy,
• od 7 do 2 dni przed datą wyjazdu – do 80% ceny imprezy,
• na 1 dzień przed datą wyjazdu i mniej – do 90% ceny imprezy

Do kalkulacji ostatecznie poniesionych kosztów GCT3.0 może przystąpić dopiero po dacie końcowej wyjazdu, z którego Klient nie skorzystał.

Zleceniodawca ma prawo do bezkosztowej zamiany rezygnującego uczestnika do 3 dni przed terminem rozpoczęcia wycieczki (w przypadku wycieczek autokarowych).

Istnieje możliwość wykupienia ubezpieczenia od rezygnacji z wycieczki stanowiącego ok. 10% wartości wycieczki na 1 uczestnika, upoważniającego do zwrotu 100% poniesionych kosztów.

GCT 3.0 oświadcza, że wdrożyło standardy ochrony małoletnich.

Dbamy o to, żeby program był zrealizowany od początku do końca zgodnie z założeniami. Kompleksowo koordynujemy cały wyjazd, od startu spod szkoły, po powrót. Koszt realizacji programu obejmuje wstępy do zaplanowanych atrakcji, koszt przewodników, opłat portowych, klimatycznych, a także dodatkowych posiłków nie uwzględnionych w cenie podstawowej (np. obiadokolacji bufetowych na promach).

Jesteśmy nauczycielami – podobnie jak Państwo. Wiemy, co znaczy organizacja wycieczki szkolnej, i z jaką skalą wyzwań się to wiąże. Dlatego też, staramy się maksymalnie uprościć wszelkie procedury i cały proces przygotowania wycieczek. Na każdym kroku służymy Państwu pomocą. Taka idea przyświecała nam podczas zakładania GCT3.0 – pomagać wszędzie tam gdzie sami mieliśmy problemy i deficyt pomocy. Mają Państwo pytania – proszę pytać. Nie ma ‘głupich’ pytań. Szczególnie, jeżeli jest to Państwa pierwsza wycieczka szkolna. Cierpliwie i możliwie szybko postaramy się przeprowadzić Państwa przez proces organizacji wycieczki.

Zawsze uczestniczą w wyjazdach bezpłatnie. Pomimo, że według przepisów 1 opiekun przypada na 15 uczestników, my za bardziej adekwatną do rzeczywistości uważamy proporcję nauczycieli do uczniów w stosunku 1:12.

Opiekunowie nie ponoszą kosztów wejść dodatkowych (kosztów realizacji programu).

Rozumiemy, że czasami pojawiają się sytuacje, które wymagają uczestnictwa dodatkowego opiekuna z ramienia szkoły w wyjeździe. Staramy się w miarę możliwości wychodzić na przeciw takim prośbom. Każda sytuacja jest rozpatrywana indywidualnie.

Cenimy proste rozwiązania, ponieważ cenimy czas nauczycieli i rodziców. Dążymy do tego, żeby nasze cenniki były przejrzyste, zrozumiałe i nie pozostawiały wątpliwości.

Żeby uniknąć podawania dziesiątek atrakcji do wyboru, zebraliśmy je w jednym optymalnym pakiecie, który jest integralną częścią programu.

W turystyce, sezon dzieli się na wysoki i niski. Pomiędzy sezonami rysują się znaczne różnice w cenie. Z tego względu, że w okresie od listopada do marca jesteśmy w stanie wynegocjować lepsze stawki za noclegi i transport, wycieczki w tym okresie są tańsze. Dzięki temu w okresach niskiego sezonu można wyjechać na wycieczkę w bardzo atrakcyjnej cenie.

Minimalną liczbą uczestników jest 42 płatnych uczniów, zarówno w przypadku wyjazdów autokarowych jak i samolotowych

Zawsze przed wpłatami pierwszej raty, organizujemy spotkanie online dla rodziców, uczniów i nauczycieli, gdzie krok po kroku omawiamy kwestie wpłat, transportu, zakwaterowania, wyżywienia, ubezpieczenia, itp. Omawiamy też program wycieczki i odpowiadamy na wszelkie pojawiające się pytania. 

Zdarza się, że szkoła nie zebrała wymaganej, minimalnej liczby uczniów na wyjazd. To nie koniec marzeń o zagranicznej wycieczce. Takich szkół jest zwykle więcej. W podobnych sytuacjach podejmujemy się znalezienia szkoły na łączenie wielotorowo. Im więcej osób włącza się w proces poszukiwania tym większa szansa sukcesu. Szukamy wśród znajomych szkół, zamieszczamy ogłoszenie na stronie GCT3.0 wraz z postem na Facebooku. Również Was, drodzy nauczyciele, prosimy o aktywne włączenie się w proces poszukiwania chętnej na łączenie szkoły. Wielokrotnie szkoła ‘zza miedzy’ okazywała się idealnym partnerem do wspólnej wyprawy.

Staramy się w miarę możliwości pomagać osobom, które faktycznie tej pomocy potrzebują. Poniżej zamieszczamy przykładowe sytuacje, w których szkoła może liczyć na zniżki dla uczestników. W każdej z poniższych sytuacji prosimy o kontakt:

a) Zdajemy sobie sprawę ze skali finansowego wyzwania jakie stanowi dla rodzica opłacenie wycieczki dla więcej niż jednego dziecka. Jeżeli rodzic wysyła na wycieczkę więcej niż jedno dziecko, prosimy o kontakt.

b) Jeżeli w szkole znajduje się uczeń/nica, który nie może pozwolić sobie ze względów finansowych na udział w wycieczce, prosimy o kontakt i pisemne uzasadnienie. Jesteśmy gotowi do pokrycia kosztów uczestnictwa do 100%.

c) Jeżeli chcielibyście wyróżnić któregoś ze swoich uczniów np. za wyniki w nauce czy wygraną w konkursie prosimy o kontakt. Jesteśmy gotowi do pokrycia kosztów uczestnictwa do 100%.

d) Oferujemy zniżki dla Rodzeństwa, w wysokości 15% dla drugiego i 20% dla trzeciego dziecka.

Informację o diecie należy zgłosić szkolnemu koordynatorowi wycieczki – nauczyciel przekazuje nam dane dotyczące wymagań żywieniowych uczestników. Na ich podstawie organizujemy odpowiednie, dostosowane posiłki. Dbamy o to, aby każde dziecko mogło jeść bezpiecznie i komfortowo.

W trakcie przygotowania wyjazdu istnieje szereg niezbędnych do organizacji wycieczki dokumentów. Jesteśmy w ich posiadaniu. Dysponujemy m.in. regulaminem wycieczki z podstawami prawnymi, regulaminem wycieczki dla uczniów, oświadczeniami rodziców, oświadczeniami ucznia, harmonogramem wycieczki, kartą wycieczki, warunkami ubezpieczenia, warunkami uczestnictwa, certyfikatami upoważniającymi nas do organizacji wyjazdów o charakterze turystycznym.

W przypadku wycieczek samolotowych limit zależy od wykupionej opcji:
– 10 kg – bagaż podręczny (zgodny z wymiarami linii – zazwyczaj Ryanair: 55 x 40 x 20 cm),
– 20 kg – bagaż rejestrowany (również zgodny z wymiarami linii – zazwyczaj Ryanair: 80 x 120 x 120 cm).

W cenie podstawowego biletu lotniczego w przypadku linii Ryanair jest również mała torba do zabrania na pokład, która musi się mieścić pod fotelem. Może być to np. torebka, torba na laptopa czy plecak o wymiarach nie przekraczających 40 x 20 x 25 cm.

W przypadku wycieczek autokarowych: 1 walizka na osobę + bagaż podręczny na pokład.
Prosimy, aby nie zabierać największych walizek – ważne, by cały bagaż grupy zmieścił się w lukach autokaru.

Tak, uczniowie ubezpieczeni są w TU Europa (Standard PLUS, KL 30.000 EUR, NNW 5.000 EUR, BP 500 EUR, OC 50.000 EUR).

Zgodnie z procedurami narzuconymi przez służby, wniosek o kontrolę autokaru (stanu technicznego pojazdu i trzeźwości kierowcy) musi wpłynąć do miejscowej komendy Policji bezpośrednio od nauczyciela, dyrekcji szkoły, lub rodziców. Jako Biuro bez problemu udostępniamy wszelkie dane przewoźnika niezbędne do zgłoszenia takiej kontroli.

Tak, zazwyczaj tak :):) Wiemy o co chodzi, też jesteśmy nauczycielami, jesteśmy kreatywni, mamy masę pomysłów chcemy każdy jeden wcielić w życie. Wystarczy powiedzieć akcja!

Gdzie jest to możliwe, staramy się uwzględniać Państwa pomysły. Niemniej, nie każdy pomysł jest optymalny pod kątem logistyki i kosztów. Nawet, jeżeli nie wszystkie pomysły da się zrealizować, tak czy inaczej każdy wyjazd da się przeprowadzić w niezapomniany sposób, trzeba tylko zaufać GCT3.0!!!

W przypadku wyjazdu do kraju Unii Europejskiej:
– ważny dowód osobisty lub paszport,
– Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) – opcjonalnie.

W przypadku wyjazdu poza Unię Europejską (np. do Wielkiej Brytanii):
– ważny paszport,
– ETA (Electronic Travel Authorisation) – obowiązkowa elektroniczna autoryzacja wjazdu, którą należy uzyskać przed podróżą (dotyczy Wielkiej Brytanii),
– Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) – opcjonalnie.

Uczniowie podróżujący z paszportem innym niż polski zobowiązani są do samodzielnego sprawdzenia, czy nie potrzebują wizy do kraju docelowego. Jeśli jest ona wymagana, należy ją uzyskać we własnym zakresie.

Nie, dzieci (podobnie jak dorośli) z polskim paszportem nie potrzebują wizy przy wjeździe do Wielkiej Brytanii na pobyt do 6 miesięcy. Jednak od kwietnia 2025 roku każdy podróżny z paszportem upoważniającym do ruchu bezwizowego — w tym dzieci — musi uzyskać ETA (Electronic Travel Authorisation) przed wyjazdem. Więcej informacji na temat uzyskania ETA można znaleźć TUTAJ.

Uczniowie z niepolskim paszportem powinni wcześniej sprawdzić, czy potrzebują wizy do Wielkiej Brytanii; jeśli tak, muszą ją uzyskać we własnym zakresie.

Zaliczka wynosi zazwyczaj 15% ceny wyjazdu.

Rodzic zainteresowany otrzymaniem faktury za pieniądze wpłacone na wyjazd zaznacza swoją potrzebę w systemie TravelPay podczas zapisu na wycieczkę. Faktury są wystawiane po zakończonej imprezie turystycznej, lub po wpłacie całej sumy na maksymalnie 60 dni przed rozpoczęciem wycieczki.

Zdajemy sobie sprawę, że pracodawcy mają różne wymagania w zakresie tematu faktury. Staramy się być elastyczni co do treści faktury, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Koszt biletów wstępu do odwiedzanych atrakcji jest zawarty w tzw. 'realizacji programu’. Rodzic dokonuje całości wpłat na indywidualny rachunek bankowy zgodnie z harmonogramem. Całość procesu odbywa się bezgotówkowo i biuro odpowiada za zakup biletów.

Zgodnie z podpisaną umową i warunkami udziału w imprezie turystycznej dokładamy wszelkich starań, aby cena wycieczki nie uległa zmianie i nie została podniesiona w trakcie przygotowań. Wyjątek mogą stanowić wyjazdy obejmujące przeprawy promowe. Jeśli w danym momencie armator nie opublikował siatki połączeń promowych i i obowiązującego na nie cennika, koszt przeprawy promowej jest wyliczany na podstawie dostępnych informacji. W przypadku późniejszego podniesienia ceny przez armatora biuro zastrzega sobie możliwość niewielkiego wzrostu ceny- co do zasady nieprzekraczającego 5% pierwotnej kwoty. Biuro poinformuje rodziców o ewentualnie zaistniałych zmianach z odpowiednim wyprzedzeniem.